Indien men aansprakelijk gesteld wordt, kan het zo zijn dat men naast de te vergoeden schadevergoeding geconfronteerd wordt met zogenaamde 'buitengerechtelijke kosten'. Dit zijn de gemaakte kosten voor de ingebrekestelling en de buitengerechtelijke incassokosten, oftewel; kosten die gemaakt zijn voorafgaand aan de juridische procedure. Op grond van art. 6:96 BW worden deze kosten gekwalificeerd als schade en komen deze voor vergoeding in aanmerking. Belangrijk hierbij is dat de kosten die gemaakt worden ter voorbereiding van het proces, bijvoorbeeld voor het laten opstellen van de gedingstukken, hier niet onder vallen. Deze behoren tot de gewone proceskosten.

Per 1 juli 2012 zijn zowel de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten als het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in werking getreden. Hiermee worden de incassokosten van geldvorderingen genormeerd en aan een bepaald maximum gebonden. Aan de hand van het voorgaande Besluit is het mogelijk zelf de maximaal toegestane te vorderen incassokosten te berekenen. Mocht een partij een hoger bedrag aan buitengerechtelijke kosten vorderen, hoeft de wederpartij het boven het maximum uitkomende bedrag niet te voldoen. Van belang is dat het voor het in rekening kunnen brengen van incassokosten dient te gaan om een verbintenis uit een overeenkomst tot betaling van een geldsom, een verbintenis tot nakoming omgezet in een verbintenis tot vervangende schadevergoeding in de zin van art. 6:87 BW of een verbintenis tot vergoeding van schade (vastgelegd in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst). Daarnaast is het van belang om wat voor een soort schuldenaar het gaat. Indien het gaat om een consument, is het Besluit zonder meer van toepassing. Echter, gaat het om een schuldenaar in de uitoefening van beroep of bedrijf, dan is het mogelijk om in een overeenkomst afwijkende regels van de in het Besluit opgenomen staffel af te spreken. De te hanteren staffel is opgebouwd aan de hand van een aantal lagen met bijbehorende te berekenen percentages over de hoofdsom, oftewel over de geldvordering. Deze zien er als volgt uit:

Hiermee is het maximaal te vorderen bedrag aan incassokosten dus komen te liggen op 6775 euro. Ook voor gemeentes is het mogelijk dat zij met buitengerechtelijke kosten, en dus met voorgaand genoemde regeling, in aanmerking komen. Dit kan zowel als zijnde schuldeiser, maar ook als zijnde schuldenaar. Relevant daarbij is dat voor de overheid, en dus ook voor de gemeente, afwijkende regels gelden. Dit vanwege het feit dat de overheid gebonden is aan de regels van het bestuursrecht.

Voor de gemeente geldt dezelfde staffel uit het Besluit met betrekking tot de berekening van de incassokosten als voor private schuldeisers. Echter, er zijn een aantal verschillen. De afwijkende regels met betrekking tot de overheid zijn de volgende:

• De overheid mag slechts buitengerechtelijke kosten berekenen indien reeds een dwangbevel is gegeven
• Voor de overheid geldt geen minimum in rekening te brengen bedrag van 40 euro. In de praktijk betekent dit dat over een vordering van onder de 2500 euro slechts 15% aan incassokosten gerekend zullen mogen worden.          

Verder is nog van belang dat een incassobureau de schuldenaar, indien dit een natuurlijk persoon is, altijd 14 dagen dient te geven zijn rekening te betalen zonder hierbij incassokosten te berekenen. Deze termijn vangt aan de dag na de aanmaning.

• HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704 (Fa-Med/Verweerster)
  De Hoge Raad beantwoordt in deze uitspraak prejudiciële vragen over de in art. 6:96 lid 6 BW genoemde veertiendagenbrief die aan de schuldenaar geboden dient te worden alvorens incassokosten in rekening te mogen brengen. De vragen gaan over de aanvang van deze veertiendagentermijn en wat de gevolgen zijn van een onjuiste vermelding daarvan. Het komt erop neer dat de consument-schuldenaar de volle veertien dagen de gelegenheid dient te krijgen om zijn schuld aan de schuldeiser te voldoen voordat incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Het is aan de schuldeiser om te bewijzen dat deze gelegenheid ook is gegeven en dat geen incassokosten verschuldigd zijn indien de termijn onjuist, verwarrend of misleidend is weergegeven.
   
• HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405 (Fa-Med/X)
  Als de schuldeiser redelijkerwijs tot het verrichten van incassohandelingen is overgegaan en de in art. 6:96 lid 6 BW genoemde veertiendagenbrief aan de schuldenaar heeft verzonden, wordt bij uitblijven van de betaling binnen deze de in het Besluit opgenomen vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten door de consument-schuldenaar automatisch verschuldigd. Hiertoe is niet vereist dat de schuldeiser nog nadere incassohandelingen verricht.

Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende Besluit

• De wetswijziging geldt alleen voor vorderingen die op 1 juli 2012 of na deze datum opeisbaar zijn geworden. Voor de gehanteerde staffel voor buitengerechtelijke kosten zie: https://www.rechtspraak.nl/Voor-advocaten-en-juristen/Reglementen-procedures-en-formulieren/Civiel/paginas/staffel-buitengerechtelijke-incassokosten.aspx
• Voor de overheid, en dus ook voor de gemeente, gelden afwijkende regels wat betreft de buitengerechtelijke kosten.
• Het kan onder bepaalde omstandigheden voorkomen dat de buitengerechtelijke kosten afwijken van de daadwerkelijk gemaakte kosten.